Budget des activités économiques et professionnelles

Le budget de fonctionnement a été renommé par l’Autorité des Normes Comptables (ANC) ; il est désormais défini comme étant le budget des activités économiques et professionnelles (AEP). Avec cette nouvelle appellation, il ne fait plus de doute (s’il en subsistait un) quant à l’utilisation légale qui peut être faite de ce budget. Rappelons que le budget de fonctionnement ou désormais le budget des activités économiques et professionnelles est obligatoire dès la naissance d’un comité d’entreprise ou d’un comité d’établissement (article L2325-43 du code du travail).

Ainsi, les employeurs sont tenus de verser, et c’est une disposition d’ordre public, un budget AEP dont le montant est fixé au minimum à 0.2% de la masse salariale annuelle.

Le défaut de versement de ce budget par l’employeur, constitue sans l’ombre d’un doute, un fait d’entrave au fonctionnement régulier du comité d’entreprise (Cass. Crim. 28 mai 2013, n° 12-81.468).

Calcul du budget des activités économiques et professionnelles

Est-il encore besoin de dire que le budget des activités économiques et professionnelles (AEP) est versé après avoir été calculé à l’aide du compte 641 (Cass. Soc. 31 mai 2016, n° 14-25.042) ? Ce calcul est établi le plus souvent sur la base du compte de l’année précédente (dernier à être arrêté) pour verser le budget de l’année suivante (Circ. 6 mai 1983 : BO min. Trav. n° 83/23-24). Le comité d’entreprise doit en effet, disposer du montant exact de son budget annuel afin de pouvoir établir avec certitude son budget prévisionnel des dépenses dès le début de l’année. Il ne peut pas être privé de cette visibilité au risque d’être diminué dans sa réelle faculté de gestion au quotidien.

Ceci épargne au passage, les comptes d’apothicaires d’un mois ou d’un trimestre à l’autre (selon le cadencement retenu pour le versement effectif du budget du comité d’entreprise) et surtout, les risques d’erreurs.

Soulignons pour la forme qu’il appartient au comité d’entreprise (CE) de discuter avec l’employeur du format des versements inhérents au budget des activités économiques et professionnelles ; le saucissonnage n’étant pas juridiquement prévu. En effet, ce versement peut être effectué en au moins une fois. Le règlement intérieur du CE avec l’accord de l’employeur peut définir, le calendrier des versements de la subvention de fonctionnement. Le recours du CE à un expert-comptable peut aussi s’avérer utile pour le contrôle du budget ; en effet, cet expert peut d’une part, vérifier le contenu du compte 641 et d’autre part, recalculer le niveau des dotations.

Utilisation prévue du budget AEP

Le budget des activités économiques et professionnelles ne peut pas être utilisé afin de financer des activités sociales et culturelles (ASC) ou en lien avec les ASC. Ce budget propre au CE, est destiné aux dépenses internes du comité d’entreprise et pour uniquement servir, ses intérêts. Il est donc important que le comité d’entreprise soit vigilant quant à la manière d’utiliser ce budget afin de respecter les principes édictés par la législation en vigueur. La gestion du budget CE en ce qui porte en particulier sur le budget des activités économiques et professionnelles doit être rigoureuse afin d’épargner le comité d’entreprise de toute sanction (cf. Budgets du CE – abus à éviter).

Le CE peut financer ses besoins de formation

Parmi les dépenses courantes, liées à l’activité du comité d’entreprise et notamment en lien avec ses attributions économiques et professionnelles, on peut noter, les actions de formation. Les membres du CE peuvent en effet se former dès leur entrée en mandat afin d’acquérir rapidement les bases élémentaires et nécessaires pour aborder l’ensemble des prérogatives légalement prévues. Cette formation connue sous l’appellation « formation économique des membres du CE » est renouvelable tous les quatre ans pour les élus qui en auraient déjà bénéficié.

Les élus (et particulièrement les titulaires) peuvent se former sur leurs heures de délégation tout au long de l’année et de leur mandat afin de posséder les connaissances essentielles à leurs attributions. Il existe des formations incontournables parmi lesquelles, la formation du secrétaire du CE, la formation du trésorier du CE ou encore des formations atypiques portant sur la conduite des réunions du CE.

Le comité d’entreprise est ainsi assuré de toujours maitriser les sujets pour lesquels, il doit s’impliquer. L’ensemble des frais pédagogiques sont évidemment financés par le budget des activités économiques et professionnelles.

Le CE peut se faire assister par des experts juridiques

Les élus ont souvent des questions en rapport avec leurs missions et cela paraît normal. Compte tenu de la complexité du droit social en général, aucun représentant du personnel ne peut prétendre connaître toutes les informations en lien avec ses obligations. Ce qui serait moins normal en revanche, c’est de ne pas disposer des réponses. Le comité d’entreprise peut souscrire à une assistance juridique CE ; le montant de l’abonnement est imputable sur le budget AEP.

Le CE peut financer sa communication

Un comité d’entreprise a besoin de communiquer auprès des salariés. Notons que la communication du comité d’entreprise s’inscrit dans une réelle démarche d’information. Elle ne peut être assimilée au fait d’offrir aux salariés de l’entreprise, des cadeaux publicitaires (goodies). En effet, lorsque le CE décide de donner par exemple, des clés USB à l’effigie du comité d’entreprise, la dépense engendrée par cette résolution est assimilable à une activité sociale et culturelle. Le comité d’entreprise peut financer un site internet « vitrine » avec le budget des activités économiques et professionnelles, de même qu’un livret d’accueil, des flyers. Il peut aussi utiliser ce budget afin de se doter d’une réelle identité visuelle (logo, charte graphique) déclinable sur des cartes de visite, du papier en-tête.

Les actions de communication du CE doivent servir les intérêts de l’instance dans le cadre de ses attributions sociales et économiques.

Le CE assume financièrement, ses besoins courants

Outre, les dépenses importantes de formation CE, d’aide juridique CE ou de recours à des experts (avocats, comptables, rédacteurs de procès-verbaux, coaches, graphistes, webmasters…), les comités d’entreprise assument toutes les dépenses courantes. Il peut s’agir de l’achat d’un ordinateur, du paiement des factures de téléphone et d’internet (rattachées au local CE), de consommables divers (papier, cartouches d’encre, stylos, classeurs, boites d’archive…). Le CE peut aussi financier l’achat de logiciels divers à l’image d’un logiciel de comptabilité. Selon les besoins du CE, les élus peuvent se faire rembourser leurs déplacements (notes de frais) dès lors que ceux-ci s’inscrivent dans le défraiement de frais liés aux missions économiques du comité d’entreprise.

Vous l’aurez compris, l’utilisation du budget des activités économiques et professionnelles est réservé aux élus du CE. Il n’existe pas à ce jour de liste exhaustive des dépenses imputables sur ce budget de fonctionnement. Il faut donc être vigilant quant à cette utilisation. Pour se prémunir de tout risque, le CE doit systématiquement s’interroger sur le but servi par la dépense. Si celle-ci a pour finalité de profiter aux salariés, alors, il s’agit d’une dépense en lien avec le budget des activités sociales et culturelles.

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