Comment rédiger un compte rendu de réunion de CSE ?

Comme après toute réunion de travail, il convient de rédiger un compte rendu de réunion du CSE. Si certains parlent de procès-verbal, il existe bel et bien une nuance entre les deux termes, que nous rappellerons ci-après.

Mais, quelle que soit son appellation, le document de synthèse demande de respecter quelques règles.

La différence entre un procès-verbal et un compte rendu

Le procès-verbal de réunion, ou PV est un document qui se rédige à la fin d’une réunion (article R2315-25 du Code du travail). Il se doit d’être exhaustif, et de reprendre très exactement les propos échangés lors des débats. Il ne s’agit pas ici de faire un résumé, ou de prendre la liberté d’une quelconque synthèse orientée, mais bien de retranscrire mot à mot l’objectivité du déroulé de séance.

Il s’agit d’un rapport, basé sur les notes prises en réunion, qui résume les propos. Légalement, le rédacteur doit reprendre l’ensemble des sujets et propos de la réunion. Mais le compte rendu peut offrir la liberté de synthétiser les débats.

Qui peut rédiger un compte rendu ?

Lors d’une réunion du comité social et économique (qui est la nouvelle instance regroupant les IRP, comité d’entreprise, CHSCT et DP), les élus peuvent s’accorder sur le format du compte rendu. S’il prend la forme plus officielle de procès-verbal, il devra être rédigé par une personne dépositaire de l’autorité. Ce sera donc une personne titulaire du CSE qui se prêtera à l’exercice : le secrétaire du CSE.

Faire appel à un rédacteur pour rédiger un compte rendu

S’il s’agit d’un compte rendu plus informel, celui-ci pourra se baser sur les notes de différentes personnes. Le secrétaire du CSE sera généralement la personne désignée pour rédiger un compte rendu, mais pourra être remplacé. De même, il est tout à fait possible de faire appel aux services d’un rédacteur professionnel. Cela suppose en revanche qu’il ait l’exhaustivité des propos tenus en sa possession pour écrire le rapport. On se tournera alors plutôt vers cette solution dans le cas d’un enregistrement de la réunion du CSE.

Quoi qu’il en soit, les membres du CSE pourront idéalement se mettre d’accord sur un modèle de PV de réunion ou de compte rendu.

De cette façon, la personne qui prendra les notes et/ou rédigera aura une trame à laquelle se référer, afin d’être sûre de ne rien omettre des éléments qui doivent être rapportés. Les attentes de synthèse sur les délibérations seront ainsi respectées.

Que doit contenir le compte rendu de réunion ?

Là encore, l’existence d’une trame ou d’un modèle à suivre sera vraiment utile. Cela concourt à ne rien omettre le cas échéant. Un compte rendu, ou un procès-verbal reprendra généralement des informations communes à toutes les réunions du monde. Il s’agira par exemple de préciser l’heure de la réunion, ou des personnes qui étaient autour de la table (littérale, ou figurative dans les cas des réunions animées en visioconférence), qu’ils s’agissent des titulaires ou des suppléants. Sans oublier les absents.

Il est essentiel de restituer fidèlement la teneur des échanges entre les élus, si possible de manière tout à fait exacte. Il est possible de synthétiser, mais attention dans ce cas-là à ne surtout pas omettre d’éléments clé ou de ne pas se livrer à des interprétations à l’emporte-pièce. Les décisions qui auront été prises et annoncées, ou encore les propositions énoncées devront ressortir dans le compte rendu. Ce dernier tiendra compte des résolutions pour faire apparaître le détail des votes et des avis.

Prise de notes ou enregistrement ?

La loi Rebsamen précise qu’il est tout à fait possible d’enregistrer les débats lors d’une réunion du CSE. Cela peut en effet être une solution particulièrement probante, afin d’avoir une trace écrite précise de tous les propos échangés. C’est également très pertinent si l’on souhaite faire appel à des rédacteurs professionnels, généralement externes à l’entreprise. On leur remettra alors l’ensemble de la bande-son pour qu’ils puissent la retranscrire sur papier. Faire rédiger un compte rendu par un pro présente l’avantage de faire gagner du temps en interne.

Le recours à un audio pour rédiger un compte rendu

Prendre des notes est quoi qu’il en soit toujours une bonne idée. Je conseille que la personne qui rédige les comptes rendus de réunion, s’il n’y a pas d’enregistrement audio, combine les notes de plusieurs personnes afin de s’assurer que les propos sont les plus exhaustifs possible. Il est également intéressant que la personne en charge de produire un compte rendu s’offre les services de relecture du rendu final par un autre participant de la réunion. Quoi qu’il en soit, il faut que la solution choisie permette ensuite au rédacteur de pouvoir faire une transcription exhaustive, chronologique et respectant une certaine neutralité. Il ne faut en effet jamais que la synthèse soit influencée ou puisse influencer les lecteurs du rapport, surtout ceux qui n’étaient pas présents à la réunion (et dont l’opinion pourrait ainsi être biaisée).

Comment procéder à l’enregistrement d’une réunion du CSE ?

Le choix du comité social et économique de recourir à l’enregistrement, implique l’accord de tous les élus. Mettre en place un enregistrement est très simple. Dans le cas d’une réunion en présentiel, il suffit de se munir, au pire, de smartphones avec une fonction magnétophone, au mieux d’un système de captation des conversations enregistreur. Il en existe à tous les prix, plus ou moins sophistiqués. Quel que soit le choix de modèle ou de marque, il est capital de faire des essais. C’est une manière de s’assurer que toutes les voix sont audibles et qu’il n’y a pas de pollution sonore.

C’est souvent le cas de versions payantes de nombreuses applications et logiciels, mais il en existe aussi des versions gratuites. En revanche, évitez à tout prix d’enregistrer une conversation exercée en web conférence avec un appareil d’enregistrement placé uniquement chez vous, et pas dans le système. En effet, même si l’on entend bien ses interlocuteurs quand on est devant son ordinateur, rajouter un enregistrement extérieur pourra nuire à la qualité du son.

Le système de conférence lui-même doit propose une fonction enregistreuse.

À qui profite le compte rendu de réunion ?

Une fois rédigé, qui peut avoir accès au compte rendu de réunion ? Les membres élus et suppléants du CSE en seront bien évidemment destinataires, mais aussi les salariés. En effet, le format du compte rendu se diffuse à l’issue de la réunion suivante. Dans le cas d’un procès-verbal, en revanche, il faut que les élus de CSE se prononcent à chaque réunion quant à sa diffusion.

En conclusion, ce qu’il faut retenir de cet article

Rédiger un compte rendu de réunion de CSE est une obligation assez simple à respecter. Il est cependant nécessaire d’en maîtriser les codes. La première étape est de se mettre d’accord sur le format, compte rendu simple ou procès-verbal officiel. La seconde est de créer un modèle de compte rendu à suivre. Ensuite, il faut choisir qui va écrire le compte rendu. Ce sera généralement le secrétaire du CSE, mais il est possible de faire appel à un rédacteur professionnel. Enfin, la règle à retenir, quelles que soient la forme et la personne choisies, est de s’assurer de rester le plus fidèle possible à la réalité dans la restitution des propos tenus en séance.

Un compte rendu fidèle et complet est la clé d’un rapport réussi.