Quel est le rôle du secrétaire du CSE ?

Le secrétaire du CSE s’attache tant à la rédaction des ordres du jour qu’à celle du procès-verbal de réunion.

Évidemment, dépeint de cette manière, cela parait ultra simple. La réalité est toute autre. Par ailleurs, chaque comité social et économique (CSE) s’ingénie à confier d’autres missions au secrétaire. Il est ainsi selon les cas, responsable des archives ou encore, porte-parole du CSE. Il arrive même qu’on lui prête le rôle de représentant légal.

L’autorité du secrétaire du CSE

De nombreuses personnes s’interrogent sur le degré d’autorité du secrétaire du CSE. Parmi les questions courantes, celles-ci reviennent souvent à savoir :

• le secrétaire peut-il décider seul du fonctionnement du CSE ?
• peut-il contrôler la comptabilité du CSE ?
• est-il en droit de publier les PV du CSE sans l’accord des autres membres ?
• peut-il refuser d’inscrire à l’ordre du jour une question en particulier ?
• a-t-il le droit de payer des factures, de signer des contrats commerciaux ?
• est-il possible de révoquer le secrétaire du CSE ?
• le secrétaire est-il tenu au secret étant donnée ses activités ?
• est-ce envisageable qu’il renonce à rédiger les procès-verbaux ?
• est-il tenu de signer l’ordre du jour du CSE ? …

Les représentants du personnel rencontrent parfois des difficultés à collaborer avec leur secrétaire. Sans doute, une question au départ de casting, de choix. Les qualités pour devenir secrétaire impliquent notamment une certaine dose d’assertivité. Cela assure au groupe de ne pas être l’otage d’une personne trop charismatique et nombriliste.

Le rôle du secrétaire lors des réunions du CSE

Certains imaginent le secrétaire du CSE en animateur des réunions du CSE. Bien que cela semble plutôt vrai s’agissant des réunions préparatoires, c’est faux pour les réunions plénières. Lors de ces séances, c’est le président du CSE qui en est l’animateur.

Il ouvre la séance, procède à l’appel, titularise les suppléants le cas échéant, donne lecture de l’ordre du jour et organise les débats.

Le secrétaire du CSE au même titre que tous les autres membres, intervient au cours du débat. Il s’exprime comme tout un chacun pour réagir aux propos tenus, faire connaître son opinion, formuler ses vœux. Mais la tâche qui lui incombe sans doute le mieux s’inscrit dans la nécessité de prendre des notes. Cela lui permettra ensuite de répondre à son obligation de produire le procès-verbal du CSE.

Ce qu’il faut faire pour arrêter l’ordre du jour

Toutes les réunions exigent la production d’un ordre du jour. C’est ce document sur lequel tous les participants s’appuient pour notamment aborder leurs questions. Généralement, l’ordre du jour se vise par les élus lors de leur réunion de travail.

Ce dernier fait ainsi savoir ces volontés. À l’issue d’une éventuelle négociation, les parties s’entendent sur le résultat final. Elles s’accordent alors à signer l’ordre du jour définitif pour l’entériner définitivement. Notons que par la suite, cela augure de l’impossibilité de revenir sur ce document pour en modifier le contenu.

Comment faire pour rédiger le procès-verbal ?

Pour tout secrétaire du comité, la rédaction du PV est un exercice assez ardu. D’une part, il faut être en mesure de reprendre fidèlement les propos des délibérants. De l’autre, il faut retranscrire le tout de sorte à rendre l’ensemble agréable à lire. Il en va tant de l’intelligibilité du contenu que de la sincérité de la démarche.

S’aider d’un enregistrement des réunions

Les élus du CSE peuvent décider d’enregistrer les débatteurs lors de toutes les réunions du CSE. Cela constitue une aide non négligeable. La loi offre cette faculté. Elle n’est en outre pas subordonnée à l’obtention de l’accord du chef d’entreprise. De son côté, ce dernier peut procéder de même.

C’est évidemment un élément à prendre en compte avant de tourner le dos à cet outil.

S’appuyer sur l’assistance d’un rédacteur de PV

Là aussi le Code du travail est plutôt profitable aux élus. L’intervention d’un rédacteur de PV au cours des réunions ordinaires du CSE se décide entre les membres. Il faut toutefois souligner l’implication d’un financement conséquent. Il faut compter entre 600 et 1200 € par réunion. Ce fait tout de même un petit billet par an. La qualité cependant du travail compense assez largement cet investissement. Le gain de temps pour le secrétaire est aussi très élevé.

Se faire épauler d’un secrétaire adjoint

À l’instar du trésorier du CSE qui peut compter sur le soutien d’un adjoint, le secrétaire adjoint épaule le secrétaire. Celui-ci peut le missionner pour agréger les notes des membres à l’issue des réunions. Il peut aussi procéder à la relecture du PV pour corriger les éventuelles coquilles. C’est au secrétaire de définir la forme que pourrait prendre cette collaboration.

La prise de notes en séance plénière

Aucune surprise si je vous dis qu’il est important de prendre un maximum de notes lors des réunions. Pourtant, dans la pratique, ce n’est pas si évident. Le secrétaire peine sur ce point à ce faire aider par les autres élus. Aussi, j’en appelle à la bonne volonté de tous les participants aux réunions ! Tout membre du comité se doit de prendre des notes.

La mission du comité social et économique

La pluralité des informations et la complexité des consultations doivent inciter à cette rigueur. En effet, il sera question d’orientations stratégiques, de situation économique et de politique sociale de l’entreprise.

Dans la même veine, il conviendra d’aborder des points en rapport avec les risques professionnels. Les sujets inhérents à la santé et sécurité au travail font partie des prérogatives du CSE.

Il en est de même du traitement des réclamations individuelles des salariés. Tout cela participe à la surveillance de la marche générale de l’entreprise, mission centrale de tout représentant du personnel.

Concluons sur la mission de secrétaire du CSE

Le comité social et économique procède la désignation l’un de ses membres pour qu’il devienne le secrétaire du CSE. Il ne peut être choisi que parmi les titulaires. La désignation du secrétaire s’effectue lors de la première réunion. Les membres élus déterminent ensemble les règles de leur fonctionnement. Il n’est donc pas rare de retrouver la liste des missions du secrétaire dans le règlement intérieur du CSE. Les élus en profiteront pour fixer en outre les autres attributions du comité. Pour les autres tâches, c’est la législation qui en fait mention. Le secrétaire doit à ce titre, arrêter conjointement l’ordre du jour avec l’employeur et rédiger le procès-verbal de chaque réunion. Pour réussir à honorer l’ensemble de ses obligations, le secrétaire peut s’y préparer.